Ausgangsrechnungen mit eingebettetem XML

Die Outbox AG hat die x-invoice in der Rechnungsstellung umgesetzt:

Seit Januar 2025 enthalten alle Rechnungen ein eingebettetes XML-Format gemäß dem ZUGFeRD-Standard. Diese Neuerung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und sorgt für mehr Effizienz in der Buchhaltung von Unternehmen.

Mit der Einführung von ZUGFeRD-Rechnungen erleichtert die Outbox AG ihren Kunden die digitale Weiterverarbeitung von Rechnungsdokumenten erheblich. Durch die Integration strukturierter Daten in das PDF-Dokument lassen sich Rechnungen künftig ohne manuellen Aufwand auslesen, analysieren und weiterverarbeiten. Unternehmen profitieren von einer erheblichen Zeitersparnis und einer geringeren Fehlerquote in der Rechnungsbearbeitung.

Standard für die digitale Rechnungslesung

ZUGFeRD basiert auf anerkannten Standards und kombiniert das visuelle PDF mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Dies erleichtert nicht nur den Import in Buchhaltungssysteme, sondern entspricht auch modernen Anforderungen an eine nachhaltige und effiziente Rechnungsstellung.

In der XML-Datei sind neben den Kopfdaten der Rechnung auch alle Positionsdaten vollständig elektronisch abgebildet und bereit zur maschinellen Verarbeitung. Die XML-Rechnung wird zur Erleichterung sowohl inline im PDF eingebettet als auch getrennt als XML-Datei ausgeliefert.

Inline und extra Datei

Die Umstellung auf ZUGFeRD-Rechnungen erfolgte automatisch, sodass Kunden der Outbox AG von der Neuerung profitieren, ohne ihre bisherigen Abläufe anpassen zu müssen. Die gewohnte PDF-Datei ist um einen inline-Anhang erweitert. Die XML-Datei wird mit ausgeliefert. Die Art der Bereitstellung per Mail oder zum Download im jeweiligen Portal bleibt bestehen.

Unternehmen, die digitale Rechnungsprozesse optimieren möchten, können sich ab sofort über die Vorteile informieren und von der neuen Technologie profitieren.

PDF-A konform – XML eingebettet

Die PDF-Datei ist weiterhin im Standard PDF-A angelegt. Die eingebettete Datei heißt immer xrechnung.xml. Die getrennt ausgelieferte Datei führt die Rechnungsnummer im Dateinamen.

Kunden können die Rechnung in ihre automatischen Rechnungslese-Software automatisiert vollständig einlesen, ohne dass eine optische Positionsdatenerkennung notwendig wird. Da alle Kopf- und Positionsdaten in der XML enthalten sind, kann gemäß den Regelungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung eine Prüfung auch ausschließlich auf der Basis des XML bei der Rechnungseingangskontrolle erfolgen.